Créé en 1966, Sodexo est le leader mondial dans les services de « qualité de vie ». Présente dans 64 pays, la société est à l’origine l’un des plus gros fournisseurs mondiaux de services de restauration collective. Son métier s'étend aujourd'hui à d’autres services : accueil et propreté, entretien et maintenance technique, aide à domicile, etc.
Sodexo est affiliée à 1,3 millions de commerçants et sert chaque jour une centaine de millions de consommateurs dans le monde.
Au sein du service de contrôle interne de la DSI de Sodexo France, un certain nombre de process de contrôles sont mis en place et les preuves de leur bonne réalisation sont mises en ligne sur un serveur SharePoint. L’ensemble des tâches et processus liés à la soumission et à la validation des preuves de contrôle interne étaient traitées manuellement, ce qui était chronophage et pouvait générer des erreurs.
Pour le service du contrôle interne de la DSI de Sodexo France, il était donc nécessaire d’automatiser ces processus récurrents afin d’affecter les collaborateurs à des tâches métiers nécessitant un savoir-faire plus valorisant.
Un autre objectif était de réduire les risques d’erreur liés au traitement manuel des preuves tout en laissant la possibilité aux équipes d’intervenir manuellement sur les processus automatisés.
Enfin, la solution devait s’adapter aux applicatifs déjà en place pour ce process (utilisation de SharePoint pour le stockage des preuves et Mantis pour le ticketing de certaines preuves).
NEOFI s'est parfaitement intégré dans l'environnement applicatif de Sodexo grâce à son ETL intégré qui lui a permis de communiquer facilement avec la base existante. La faculté de développement rapide des connecteurs pour les applicatifs Sharepoint et Mantis ainsi que la traçabilité de chaque action effectuée par l'automate depuis la plateforme ergonomique de suivi sont deux point forts qui ont été particulièrement apprécié par l'équipe de la DSI.
Afin de répondre aux critères de Sodexo, NEOFI a mis en place un automate RDA (Qu'est ce que le RDA) capable de collecter, publier et référencer les preuves soumises par les déposants, et de mettre à jour le tableau de suivi automatiquement, puis a déployé un tableau de bord de monitoring permettant une traçabilité complète des actions effectuées par l’automate.
Chaque jour, l’automate exécute son processus de récupération des preuves suivant les canaux paramétrés dans le fichier de référentiel (répertoire partagé, mail ou encore outil de ticketing Mantis). La publication se fait automatiquement dans la bibliothèque de preuves SharePoint et l’automate met ensuite à jour le statut dans le tableau de suivi, permettant de connaître l’état des publications d’un seul coup d’œil. Afin d’optimiser au maximum le quotidien des valideurs, il a également été ajouté une fonction de notification par mail du déposant et du valideur.
Initialement prévu pour comprendre la conception d’un maximum de 50 preuves, le projet s’est orienté vers une solution paramétrable et illimitée conférant ainsi une autonomie totale à l’équipe de la DSI France de Sodexo pour les évolutions futures des plans qualité. Le projet a été beaucoup plus approfondi que lors de l’établissement du cahier des charges, le logiciel NEOFI ayant ouvert des possibilités non pensées avant la mise en place.
Le contrôle de l’automate via un simple tableau de paramètres permet aux équipes de la DSI France de Sodexo d’avoir une autonomie totale sur l’évolution des preuves à fournir dans le futur, sans nécessiter de compétences techniques particulières.
