Compta Bretagne Services est une société française qui gère plusieurs hôtels ACCOR (Ibis, Mercure, MGallery) 30 en France et 5 en Suisse.
Stéphanie Chevallier, la Directrice Administrative et Financière, nous explique pourquoi et comment le choix de NEOFI facilite le travail de son équipe de trésorerie.
Jusqu’en 2019, c’est Accor Hôtels SA qui effectuait la comptabilité des 5 hôtels suisses, avant que CBS29 ne décide de l’internaliser. Depuis lors, les relevés de comptes sont récupérés chaque matin par CBS29 via Kyriba.
Or ces derniers n’étant pas exploitables à l’état brut, ils étaient dans un premier temps importés sur Excel, transformés manuellement par notre équipe, puis intégrés dans l’ERP SAGE 1000, une tâche très chronophage et source d’erreur. Ce retraitement quotidien des fichiers s’est vite avéré fastidieux et il est rapidement devenu nécessaire d’envisager de l’automatiser afin de libérer du temps-homme sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Nous nous sommes donc mis à la recherche d’une solution capable de récupérer les relevés de comptes provenant de Kyriba, de les transformer selon des règles conditionnelles complexes avant de les charger automatiquement dans l’ERP SAGE.
C’est en recherchant des solutions de transformations bancaires sur internet que nous avons trouvé la solution NEOFI. Une fois le contact pris avec le service commercial de NEOFI, nous avons été définitivement convaincus après une démonstration de leur solution. Les critères qui ont guidés notre choix ont été la puissance du moteur de règles NEOFI ainsi que la durée de mise en place très rapide.
NEOFI a mis en place un traitement qui reçoit par e-mail les relevés de comptes que Kyriba envoie au format Excel (mais peu importe le format, un MT940 aurait aussi bien fait l’affaire), puis qui lit chaque donnée du relevé avant de générer les écritures comptables correspondantes (1 ligne de mouvement engendre 3 écritures).
La complexité réside dans la lecture des données liées aux commissions prélevées par les cartes de crédit : présentes dans les champs complémentaires du relevé, ces commissions s’affichent sous des formes différentes suivant la carte utilisée et suivant le relevé bancaire.
Grâce à ses différentes fonctions imbriquées, NEOFI peut rechercher une chaine de caractères particulière et capter les valeurs numériques qui suivent cette chaine puis contrôler la cohérence de ces données numériques avec le montant global débité.
La génération des trois écritures comptables liées n’est ensuite qu’une simple formalité puisqu’elle est liée à des référentiels préalablement renseignés.
Il a fallu quelques semaines pour ajuster les retraitements et obtenir un fichier parfaitement conforme à toutes nos attentes. Il est important de bien définir en amont les critères de correspondance entre le fichier source et les besoins pour une bonne intégration des écritures dans les bons comptes comptables. La difficulté réside aussi dans le fait que le format bancaire des champs complémentaires est souvent différent d’une banque à l’autre et que la récupération des données n’est pas figée car les banques créent régulièrement des nouveaux codes interbancaires.
Le déploiement s’est fait en quelques semaines. La réactivité et l’efficacité de NEOFI ont conforté notre confiance pour la suite de notre collaboration : tous les traitements sont désormais complètement automatisés, ce qui nous permet de gagner 3 heures par jour.
Pour continuer de gagner en productivité nous souhaiterions aujourd’hui faire évoluer l’outil pour qu’il soit capable de s’adapter aux changements dès que la banque modifie les formats. Nous savons que nous pouvons compter sur l’équipe NEOFI pour nous accompagner dans ce projet.
