Génération automatique des écritures comptables : plus de raisons de passer à côté

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Tâche indispensable à la bonne tenue des comptes de l’entreprise, la saisie des écritures comptables peut être un véritable point de difficulté pour les départements financiers. C’est particulièrement vrai pour ceux qui utilisent encore une approche manuelle avec des feuilles de calcul Excel pour accomplir ce processus fastidieux.

Heureusement, il existe aujourd’hui des moyens pour vous faire gagner un temps précieux en la matière ! En passant d’un outil manuel à l’automatisation de la génération des écritures comptables, vous gagnerez en précision et en productivité.

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Les limites du processus manuel

Si les tableaux Excel sont progressivement délaissés par les trésoriers dans la gestion de leur travail, au profit des techniques d’automatisation, ils subsistent toujours pour effectuer la saisie des écritures comptables. Pourtant, au-delà du fait qu’elles sont répétitives et chronophage, ces feuilles de calcul connaissent des limites dans leur utilisation :

• Elles sont sujettes aux erreurs de saisie : montant, doublons, …
• Elles ne sont pas facilement lisibles car elles comprennent généralement un nombre très important d’écritures. Cette mauvaise visibilité augmente le risque de non-conformité : entre perdre un temps excessif à revérifier chaque ligne ou prendre le risque d’y laisser une erreur, le choix est généralement vite fait.
• Elles ne sont pas évolutives et sont configurées pour des scénarios standards. Si un changement survient (prestataire, ERP) la feuille de calcul doit donc être dupliquée et la modification se fait dans une nouvelle feuille. Vous accumulez ainsi les copies, ce qui limite vos possibilités d’effectuer des recherches et de vous organiser simplement.

En automatisant la génération de vos écritures comptables, vous gérerez des volumes importants d’écritures comptables tout en palliant ces limites.

Améliorez votre efficacité opérationnelle grâce à l’automatisation

L’automatisation de la génération des écritures comptables est effectuée par étapes. Le logiciel d’automatisation va tout d’abord récupérer la source de données (un relevé de banque par exemple) pour l’intégrer dans le système. Les données essentielles sont ensuite extraites de manière automatique puis traitées selon un schéma paramétré au préalable. Les schémas sont, bien entendu, à paramétrer selon un référentiel spécifique qui répond à la structure et au besoin de chaque entreprise.

Un tel outil présente de nombreux avantages :

• C’est tout d’abord un gain de temps puisque les pièces sont comptabilisées automatiquement
• Les risques d’erreurs sont supprimés, les écritures sont donc plus fiables
• Les processus sont standardisés et les actions sont traçables pour plus de sécurité

Avec des schémas pré-paramétrés, des scénarios modifiables au fil de l’eau et des tables de correspondance illimitées, la solution NEOFI Journal Entry offre toutes ces commodités, la facilité de paramétrage en plus.

Automatisez la génération d’écritures comptables avec NEOFI

La solution de génération d’écritures comptables NEOFI offre une visibilité optimale sur les écritures, ainsi qu’une grande simplicité d’appropriation et de paramétrage. Les fonctionnalités de la solution apportent de nombreux avantages :

• Les processus comptables sont affichés dans des workflows standardisés qui suivent toujours les mêmes schémas auditables à tout moment.
• Une capacité à intégrer n’importe quelle donnée entrante, peu importe sa source, son format ou son protocole.
• Une bibliothèque de champs pré-paramétrés sur lesquels fonder des règles d’interprétation (sociétés, devises, comptes, taux, flux, codes budgétaires, tables de correspondances, ….). Cette bibliothèque peut être enrichie à tout moment de nouveaux champs personnalisés.
• Des connecteurs qui permettent de diffuser de manière sécurisée les données vers n’importe quel ERP du marché.
• Un système intégré d’alertes pour être informé et réagir en temps réel.

Avec le temps gagné, vous pouvez vous concentrer sur vos tâches à forte valeur ajoutée qui ont, elles, besoin de toutes votre attention.

Accédez au replay de notre démo de solution de génération automatique d'écritures comptables !

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